Page Comparison

Sales - Auto Update Sales Lines with linked Purchase Line reservations

This function helps you manage your reservations more easily and without needing to recreate reservations manually. 

The default BC behaviour regarding “respecting” existing reservations is as follows:

• When items are purchased (due to demand from Sales orders and/or Service orders), this results in a purchase order line. Manual reservation (from sales to purchase or v.v.) creates a link between purchase and sales. Manual reservation is time-intensive.

• When the "Expected Receipt date" on the Purchase Order line (on which the reservation has been made) is updated to a date after the Planned Shipment Date of the Sales Order Line, an error message regarding date conflict follows. You then have to delete the reservation, adjust dates on sales, and then make a new reservation. This is very time consuming.

Conditions / preparations before start using this functionality

1. Base Calendar Code must be configured

   1. Make sure a Base Calendar Code is configured at the page [Company Information]

   2. Configure the Base Calendar and make sure your company's non-working days are configured properly. As these are taken into account whilst calculating the new dates to be entered in the date fields at the target lines from the Reservation Entries. 

Behaviour with these functions activated

If a Purchase order line is (partially) reserved: Reservations are kept intact when you update the Planned Receipt date and / or Expected Receipt date at a Purchase order Line. All target lines from all Reservation Entries are updated according to the settings as configured at this [Wholesale 365 Setup] page. 

Base Calendars logic

Base Calendars from e.g. carriers are not respected when updating the (expected) shipment date (Planned Shipment Date and Shipment Date), resulting in this date not always being calculated reliably. 

When Auto Update is activated, logic is being added in the sequence in the application of calendars when calculating the (Expected) delivery date on the Sales Order Line, when there is a reservation linked to the Sales Order Line. This makes the Expected delivery date calculated more reliably.
The order of calculating the (Expected) delivery date of the sales order line is as below.

1. Check whether a [Base Calendar Code] has been filled for the Shipping agents Service of the sales order (the primary question is whether the desired supplier can pick up the shipment)

2. Check whether a [Base Calendar Code] has been filled at Company level, under Company details (If your company is closed, shipments cannot be sent)

3. Check whether a [Base Calendar Code] has been filled for the Location (If your location is closed, shipments cannot be sent)

4. Check whether a [Base Calendar Code] has been filled for the Customer (If your customer is closed, they cannot receive the shipment)

Configuration

Configure using the [Wholesale365 setup] page

When the expected receipt date on the Purchaseorderline is changed. the linked lines are updated via the Reservation posts. For example, Salesorderlines

Verkoop - Automatische datumupdates van Verkooporderregels met reserveringen op Inkooporderregels

Gereserveerde verkoopregels (op inkoopregels) automatisch bijwerken: Met deze functie kun je reserveringen eenvoudiger beheren, zonder dat reserveringen handmatig opnieuw aangemaakt hoeven te worden.

Het standaard BC-gedrag met betrekking tot het “respecteren” van bestaande reserveringen is als volgt:

• Wanneer artikelen worden ingekocht (vanwege vraag vanuit Verkooporders en/of Serviceorders), resulteert dit in een Inkooporderregel. Handmatig reserveren (van verkoop naar inkoop of v.v.) zorgt voor een koppeling tussen inkoop en verkoop. Handmatig reserveren is tijdrovend.

• Wanneer de "Verwachte ontvangstdatum" op de Inkooporderregel (waarop de reservering is gemaakt) wordt bijgewerkt naar een datum na de geplande verzenddatum van de verkooporderregel, volgt er een foutmelding over een datumconflict.

• Vervolgens moet je als gebruiker de reserveringsregels van de Inkooporderregel verwijderen, de verkoopdata aanpassen en vervolgens een nieuwe reservering maken. Dit is erg tijdrovend.

Voorwaarden / voorbereidingen om deze functionaliteit te gebruiken

1. Basisagenda moet worden geconfigureerd

   1. Zorg ervoor dat er een Basisagenda is geconfigureerd op de pagina [Bedrijfsinformatie]

   2. Configureer de Basisagenda en zorg ervoor dat de niet-werkdagen van je bedrijf correct zijn geconfigureerd. Dit is nodig omdat hiermee rekening wordt gehouden bij het berekenen van de nieuwe data die moeten worden ingevoerd in de datumvelden op de doelregels uit de Reserveringsposten tussen Inkoop- en Verkooporderregels.

Gedrag met deze functies geactiveerd

• Als een Inkooporderregel (gedeeltelijk) gereserveerd is:

  • Reserveringen blijven intact wanneer je bij een Inkooporderregel de Geplande ontvangstdatum en/of Verwachte ontvangstdatum bijwerkt. Alle doelregels van alle reserveringsinvoer worden bijgewerkt naar een datum volgens de instellingen zoals geconfigureerd op de pagina ‘Wholesale 365 Setup’.

Basisagenda logica

Basisagenda’s van b.v. vervoerders worden standaard niet gerespecteerd bij het bijwerken van de (verwachte) verzenddatum (geplande verzenddatum en verzenddatum), waardoor deze datum niet altijd betrouwbaar wordt berekend.

Wanneer AutoUpdate is geactiveerd, wordt er logica toegevoegd in de volgorde van de toepassing van Basisagenda’s bij het berekenen van de (verwachte) leverdatum op de Verkooporderregel, wanneer er een reservering aan de Verkooporderregel is gekoppeld. Hierdoor wordt de verwachte leverdatum betrouwbaarder berekend. De volgorde van het berekenen van de (verwachte) leverdatum van de Verkooporderregel is als volgt.

1. Controleer of er een [Basisagenda code] is ingevuld voor de gebruikte Expediteur en Expediteurservice van de Verkooprder (de eerste check is of de gewenste Expediteur de zending kan ophalen en transporteren op de gevraagde datum);

2. Controleer of er een [Basisagenda code] is ingevuld op Bedrijfsniveau, onder Bedrijfsgegevens (Als je bedrijf gesloten is kunnen er geen zendingen verzonden worden);

3. Controleer of er voor de Locatie een [Basisagenda code] is ingevuld (Als je locatie gesloten is kunnen er geen zendingen verzonden worden);

4. Controleer of er een [Basisagenda code] is ingevuld voor de Klant (Als de ontvangende Klant gesloten is, kan deze de zending niet ontvangen)

Configuratie

Configureer met behulp van de [Wholesale365 setup] pagina

Wanneer de verwachte ontvangstdatum op de inkooporderregel wordt gewijzigd. worden via de gekoppelde Reserveringsposten de gekoppelde regels bijgewerkt. Bijvoorbeeld Verkooporderregels

Het is mogelijk om afwijkende Basisagendacode’s in te voeren voor bepaalde Expediteurservices. Bijvoorbeeld voor Speciaal transport, wat niet dagelijks plaatsvindt.