Versions Compared

Old Version 8

changes.mady.by.user Ritchie Piessens

Saved on

compared with

New Version 9

changes.mady.by.user Ritchie Piessens

Saved on

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.
English

This function helps you to purchase as optimally as possible so that you can meet the demand as optimally as possible with the lowest possible number of obligations, You have the option to exclude demand from “Open” (not yet authorized) orders. Columns are added to the Requisition Worksheet which help you to understand and manage the plan that's calculated. 

Panel
panelIconIdatlassian-note
panelIcon:note:
bgColor#4C9AFF

Part of the Wholesale365 App “Order to Cash”

Default behaviour

The default BC behaviour regarding replenishment system “Purchase” in Business Centrals “Requisition Workheets" page has some shortcomings. It is as follows:

  • When a Sales Order has the status Open, this means for most organizations that the Sales Order is still being processed: it is still being adjusted, refined, and so on. Only when a Sales order is "Released" is it ready to "enter" the further process.

  • By default, the requirement qty that is entered on an Open Sales Order is immediately included in a Purchase Requistion. This is immediately reflected in the Purchase Requisition. This triggers the behaviour that the purchasing process starts too early for some/many organizations. The organization starts e.g. itself with entering into purchasing obligations, while no order has yet been received from the end customer. This is undesirable.

  • In addition, Business Central is by default rather limited in providing an explanation of the calculation of certain needs that emerge in the Purchase Requisition. It is not always clear how this calculation is being made. It is also possible that an end user has applied certain filtering when generating the Purchase Requisition, which threatens to lead to an illogical purchase action.

Behaviour with these functions activated

Configure using the “Wholesales 365 setup” page. Depending in the settings that are activated, the following changes are made at BC's page “Requisition worksheets” in comparison to default BC:

  1. Buttons to calculate plan are replaced by custom functions:

    1. Button "Process --> Calculate plan"  is replaced with bbs button, which can be found under "Actions"

    2. Button "Special orders -> Get Sales Orders" is replaced with bbs button, which can be found under "Actions"

    3. Button "Drop Shipment -> Get Sales Orders" is replaced with bbs button, which can be found under "Actions"

  2. If  configured at the setup page, "need" from certain source/state combinations is not included in the requisition lines that are populated.

  3. Columns are added to the Requisition worksheet to help understand calculations better

    1. BBS Calc. Quantity (zoomable): this shows the calculated quantity that should have been suggested when no filters should have been applied (example: date filters)

    2. BBS Advice

    3. Purchasing code (lookup via Sales order line)

  4. There is a factbox added with all kind of informative fields, which helps creating qualitative Purchase Orders:  

    1. Total fields like "Qty on Purch Order, Qty on Sales Order, etc"

    2. min./max order amount,

    3. Inventory

    4. etc

  5. There is a function which copies the Sales Orders field "External document No" to the "Your reference" field. 

    1. You can activate this for 2 type of Sales order Lines at the “Wholesales 365 setup”. By copying this field, your supplier can print the value of this field on their Packing List / Shipping documents. Which helps your end-customer to identify your suppliers shipment and match it with their Purchase Order. 

      1. Sales orders (Special): Copy External document no 

      2. Sales orders (Drop Shipment): Copy External document no 

Additional features

  1. Fact box “Item details - stock” is added to the Purchase requisition lines. This fact box contains data that support the understanding of the structure of the purchase requisition lines. The data in this fact box comes partly from the item card (where available) and partly from the possible underlying SKU of the selected item.

  2. Purchase requisition lines are made recognizable by means of colors, based on “Advice of the Calculated required quantity”.

Kleur

Toelichting

Green

Quantity = Calculated rounded quantity, line can be accepted

Blue

Quantity of line has increased due to minimum order quantity or lot size (of SKU), line needs to be checked

Red

Quantity is higher than Calculated rounded quantity, line needs to be checked

Yellow

There are multiple rules for the combination Item No. / Location code, rule must be checked

Conditions / preparations before start using this functionality

  1. Implement usage of the Requisition Worksheets in your company

  2. Review the items in BC and make sure the masterdata is entered properly and is up to date. Especially pay attention to all Item parameters under “Replenishment” and “Planning”

image-20240426-124530.png
Prepare your items to start using Purchase Requisition functionality: especially pay attention to all Item parameters under “Replenishment” and “Planning”

Implement Advanced Purchase Requisition for replenishment system Purchase

  1. Configure using the “Wholesale365 setup” page

image-20240426-124734.png
New functions to Calculate the Requisitions' Worksheet plan
image-20240426-124802.png
Factboxes that are added, to provide insight and information regarding the purchase requisition lines that are being populated
image-20240902-154955.png
Usage of colours at the Purchase Requisition worksheet
Dutch

Deze functie helpt je zo optimaal mogelijk in te kopen zodat je zo optimaal mogelijk aan de vraag kunt voldoen met een zo laag mogelijk aantal verplichtingen. Zo is er de mogelijkheid om vraag uit te sluiten van “Open” (nog niet geautoriseerde) Inkooporders. Ook worden kolommen toegevoegd aan de pagina Inkoopvoorstellen, die helpen het berekende plan te begrijpen en te beheren.

Panel
panelIconIdatlassian-note
panelIcon:note:
bgColor#4C9AFF

Onderdeel van de Wholesale365 App “Order to Cash”

Standaard BC gedrag

Het standaard BC-gedrag met betrekking voor artikelen met Aanvulmethode “Inkoop” op de pagina “Inkoopvoorstellen” van Business Central kent enkele tekortkomingen:

  • Wanneer een Verkooporder de status Open heeft, betekent dit voor de meeste organisaties dat de Verkooporder nog in behandeling is: deze wordt nog aangepast, verfijnd, enzovoort. Pas als een verkooporder ‘Vrijgegeven’ is, is deze klaar om het verdere proces “in te gaan”. Standaard neemt BC behoefte vanuit Verkooporders met status Open, wel mee. Dit is niet altijd gewenst;

  • Standaard wordt het gevraagde aantal dat op een Open Verkooporder wordt ingevoerd, onmiddellijk opgenomen in het Inkoopvoorstel. Dit veroorzaakt het gedrag dat het Inkoopproces voor sommige organisaties te vroeg begint. De organisatie begint b.v. zelf met het aangaan van inkoopverplichtingen, terwijl er nog geen bestelling is ontvangen van de eindklant. Dit is onwenselijk;

  • Bovendien is Business Central standaard nogal beperkt in het geven van uitleg over de berekening van bepaalde behoeften die naar voren komen in het Inkoopvoorstel. Hoe deze berekening tot stand komt, is niet altijd duidelijk. Ook kan het zijn dat een eindgebruiker bij het genereren van de aanvraag tot bestellen bepaalde filteringen heeft toegepast, wat dreigt te leiden tot een onlogische inkoopactie. Bijvoorbeeld wanneer een datumfilter is toegepast, waardoor bepaalde behoefte niet meegenomen wordt in het berekenen van het Inkoopvoorstel.

Gedrag met deze functie geactiveerd

Configureer met behulp van de pagina 'Wholesale365-setup'. Afhankelijk van de instellingen die zijn geactiveerd, worden op de BC-pagina “Inkoopvoorstellen” de volgende wijzigingen aangebracht in vergelijking met standaard BC:

  1. Knoppen om het plan te berekenen zijn vervangen door aangepaste functies;

    1. Knop "Proces --> Plan berekenen - Planningsvoorstel"  is vervangen door bbs-knop, die te vinden is onder "Acties": “Plan berekenen - Planningsvoorstel (geavanceerd)”

      Knop "Speciale orders -> Verkooporders ophalen" is vervangen door bbs-knop, die te vinden is onder "Acties": “Plan berekenen - Verkooporders - Speciale Orders (geavanceerd)”

      Knop "Drop Shipment -> Verkooporders ophalen" is vervangen door bbs-knop, die te vinden is onder "Acties": “Plan berekenen - Verkooporders - Doorverzending (geavanceerd)”

  2. Uitsluiten behoefte van Open Orders:

    1. Indien geconfigureerd op de setup pagina, wordt 'behoefte' uit bepaalde bron/status-combinaties niet opgenomen in de regels die aangemaakt worden in het Inkoopvoorstel;.

  3. Kopiëren Extern documentnr.:

    1. Er is een functie die het veld uit de Verkooporder "Extern documentnr." kopieert naar het veld "Uw referentie". Dit gedrag geldt alleen voor Verkooporders “Speciale bestelling” en Verkooporders “Dropshipment”

  4. Leverancierskal. gebruiken:

    1. Er is een functie waarmee de Leverancierskalender gebruikt kan worden om de verwachtte ontvangstdatum van de Inkooporderregels te berekenen, wanneer de Inkooporderregels worden gecreëerd vanuit het Inkoopvoorstel. Hiervoor wordt de agendacode gebruikt zoals vastgelegd op de leverancierskaart. Op die manier wordt een realistischer verwachtte ontvangstdatum van de Inkooporderregels berekend. Meer informatie over deze functie verderop in dit artikel.

Additionele functionaliteiten

  1. Feitenblok “Artikeldetails - voorraad” wordt toegevoegd op het Inkoopvoorstel. In dit feitenblok staan gegevens die ondersteuning geven bij het begrijpen van de opbouw van de inkoopvoorstelregels. De gegevens in dit feitenblok komen deels van de artikelkaart (waar beschikbaar) en deels van de eventuele onderliggende SKU van het geselecteerde artikel.

  2. Inkoopvoorstelregels worden met behulp van kleuren herkenbaar gemaakt, aan de hand van “Advies van de Berekende benodigde hoeveelheid”.

Kleur

Toelichting

Groen

Aantal van de regel = Berekende afgeronde hoeveelheid, regel kan geaccepteerd worden

Blauw

Aantal van de regel is verhoogd als gevolg van het minimaal bestelaantal of de lotgrootte (van de SKU) , regel dient gecontroleerd te worden

Rood

Aantal van de regel is hoger dan Berekende afgeronde hoeveelheid, regel dient gecontroleerd te worden

Geel

Er zijn meerdere regels voor de combinatie Artikelnr. / Vestiging, regel dient gecontroleerd te worden

Voorwaarden / voorbereidingen

  1. Implementeer het gebruik van de Inkoopvoorstellen functionaliteit van BC in je organisatie

  2. Controleer de je artikelen in BC en zorg ervoor dat de stamgegevnes correct zijn ingevoerd en up-to-date zijn. Let vooral op alle artikelparameters onder “Aanvulling” en “Planning”

image-20240426-130557.png
Bereid je artikelen voor om de functionaliteit voor Inkoopvoorstellen te gaan gebruiken: let vooral op de artikelparameters onder “Aanvulling” en “Planning”

Implementeren van Geavanceerde Inkoopvoorstel Functionaliteit voor aanvulmethode Inkoop

  1. Configureer de functionaliteit met behulp van de “Wholesale365 setup” pagina.

image-20240426-131132.png
Nieuwe functies in het Inkoopvoorstel, waarmee het Inkoopvoorstel berekend wordt
image-20240426-131446.png
Feitenblokken worden toegevoegd om inzicht en informatie te bieden over de Inkoopvoorstelregels
image-20240902-154926.png
Kleuren op de
inkoopvoorstelregels
Inkoopvoorstelregels