Versions Compared

Old Version 2

changes.mady.by.user Ritchie Piessens

Saved on

compared with

New Version Current

changes.mady.by.user Ritchie Piessens

Saved on

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.
dutch
English

Sales - Auto Update Sales Lines with linked Purchase Line reservations

This function helps you manage your reservations more easily and without needing to recreate reservations manually. 

Panel
panelIconIdatlassian-note
panelIcon:note:
bgColor#4C9AFF

Part of the Wholesale365 App “Order to Cash”

The default BC behaviour regarding “respecting” existing reservations is as follows:

  • When items are purchased (due to demand from Sales orders and/or Service orders), this results in a purchase order line. Manual reservation (from sales to purchase or v.v.) creates a link between purchase and sales. Manual reservation is time-intensive.

  • When the "Expected Receipt date" on the Purchase Order line (on which the reservation has been made) is updated to a date after the Planned Shipment Date of the Sales Order Line, an error message regarding date conflict follows. You then have to delete the reservation, adjust dates on sales, and then make a new reservation. This is very time consuming.

Conditions / preparations before start using this functionality

  1. Base Calendar Code must be configured

    1. Make sure a Base Calendar Code is configured at the page [Company Information]

    2. Configure the Base Calendar and make sure your company's non-working days are configured properly. As these are taken into account whilst calculating the new dates to be entered in the date fields at the target lines from the Reservation Entries. 

Behaviour with these functions activated

  • If a Purchase order line is (partially) reserved:

    • Reservations are kept intact when you update the Planned Receipt date

and / or Expected Receipt date

    • at a Purchase order Line. All target lines from all Reservation Entries are updated according to the settings as configured at this [Wholesale 365 Setup] page. 

  • By default, you cannot specify a Shipment Time for suppliers in BC. You can specify a Shipment Time on the supplier card, and take into account a part of the Shipment Time, but this is only applied when the delivery term on the item card is empty.

    • A field has now been added to the supplier card "Shipment Time calculation". This Shipment time is applied in combination with Auto Update Reservations. The Shipment time is added to the Delivery time (of the item) and any Inbound time. This allows Purchasing to provide more accurate planned receipt dates per item/supplier combination to Sales.

Base Calendars logic

Base Calendars from e.g. carriers are not respected when updating the (expected) shipment date (Planned Shipment Date and Shipment Date), resulting in this date not always being calculated reliably. 

When Auto Update is activated, logic is being added in the sequence in the application of calendars when calculating the (Expected) delivery date on the Sales Order Line, when there is a reservation linked to the Sales Order Line. This makes the Expected delivery date calculated more reliably.
The order of calculating the (Expected) delivery date of the sales order line is as below.

  1. Check whether a [Base Calendar Code] has been filled for the Shipping agents Service of the sales order (the primary question is whether the desired supplier can pick up the shipment)

  2. Check whether a [Base Calendar Code] has been filled at Company level, under Company details (If your company is closed, shipments cannot be sent)

  3. Check whether a [Base Calendar Code] has been filled for the Location (If your location is closed, shipments cannot be sent)

  4. Check whether a [Base Calendar Code] has been filled for the Customer (If your customer is closed, they cannot receive the shipment)

Note

Attention:

  • The first [Base Calendar Code] that is filled is applied;

  • If no [Base Calendar Code] is filled, the (Expected) delivery date on the sales order line will not be calculated reliably. ;

  • We recommend always setting up a [Base Calendar Code] at the page

    [Company Information]

    “Company Information”.

Configuration

Configure using the [Wholesale365 setup] page

image-20240426-135600.png
Reservation Entries are updated when changing the Expected Receipt Date at the linked Purchaseorderline
When the expected receipt date on the Purchaseorderline is changed. the linked lines are updated via the Reservation posts. For example, Salesorderlines
Dutch

Verkoop - Automatische datumupdates van Verkooporderregels met reserveringen op Inkooporderregels

Gereserveerde verkoopregels (op inkoopregels) automatisch bijwerken: Met deze functie kun je reserveringen eenvoudiger beheren, zonder dat reserveringen handmatig opnieuw aangemaakt hoeven te worden.

Panel
panelIconIdatlassian-note
panelIcon:note:
bgColor#4C9AFF

Onderdeel van de Wholesale365 App “Order to Cash”

Het standaard BC-gedrag met betrekking tot het “respecteren” van bestaande reserveringen is als volgt:

  • Wanneer artikelen worden ingekocht (vanwege vraag vanuit Verkooporders en/of Serviceorders), resulteert dit in een Inkooporderregel. Handmatig reserveren (van verkoop naar inkoop of v.v.) zorgt voor een koppeling tussen inkoop en verkoop. Handmatig reserveren is tijdrovend.

  • Wanneer de "Geplande ontvangstdatum" op de Inkooporderregel (waarop de reservering is gemaakt) wordt bijgewerkt naar een datum na de geplande verzenddatum van de verkooporderregel, volgt er een foutmelding over een datumconflict.

  • Vervolgens moet je als gebruiker de reserveringsregels van de Inkooporderregel verwijderen, de verkoopdata aanpassen en vervolgens een nieuwe reservering maken. Dit is erg tijdrovend.

Voorwaarden / voorbereidingen om deze functionaliteit te gebruiken

  1. Basisagenda moet worden geconfigureerd

    1. Zorg ervoor dat er een Basisagenda is geconfigureerd op de pagina [Bedrijfsinformatie]

    2. Configureer de Basisagenda en zorg ervoor dat de niet-werkdagen van je bedrijf correct zijn geconfigureerd. Dit is nodig omdat hiermee rekening wordt gehouden bij het berekenen van de nieuwe data die moeten worden ingevoerd in de datumvelden op de doelregels uit de Reserveringsposten tussen Inkoop- en Verkooporderregels.

Gedrag met deze functies geactiveerd

  • Als een Inkooporderregel (gedeeltelijk) gereserveerd is:

    • Reserveringen blijven intact wanneer je bij een Inkooporderregel de Geplande ontvangstdatum bijgewerkt wordt. Alle doelregels van alle reserveringsinvoer worden bijgewerkt naar een datum volgens de instellingen zoals geconfigureerd op de pagina ‘Wholesale 365 Setup’.

  • Standaard kun je in BC geen Transporttermijn opgeven voor leveranciers. Wel kun je op de leverancierkaart een Levertermijn opgeven, en daarin rekening houden met een stukje transporttijd, maar die wordt alleen toegepast wanneer de levertermijn op de artikelkaart leeg is.

    • Met behulp van het vled op de leverancierkaart “Transporttijd berekening” wordt het mogelijk om Transporttijd toe te passen in combinatie met Auto Update Reservations. De Transporttijd wordt opgeteld bij de Levertijd (van het artikel) en eventuele Inslagtijd. Hierdoor kan Inkoop meer accurate geplande ontvangstdatums terugkoppelen per artikel/leverancier combinatie aan Verkoop.

Basisagenda logica

Basisagenda’s van b.v. vervoerders worden standaard niet gerespecteerd bij het bijwerken van de (verwachte) verzenddatum (geplande verzenddatum en verzenddatum), waardoor deze datum niet altijd betrouwbaar wordt berekend.

Wanneer AutoUpdate is geactiveerd, wordt er logica toegevoegd in de volgorde van de toepassing van Basisagenda’s bij het berekenen van de (verwachte) leverdatum op de Verkooporderregel, wanneer er een reservering aan de Verkooporderregel is gekoppeld. Hierdoor wordt de verwachte leverdatum betrouwbaarder berekend. De volgorde van het berekenen van de (verwachte) leverdatum van de Verkooporderregel is als volgt.

  1. Controleer of er een [Basisagenda code] is ingevuld voor de gebruikte Expediteur en Expediteurservice van de Verkooprder (de eerste check is of de gewenste Expediteur de zending kan ophalen en transporteren op de gevraagde datum);

  2. Controleer of er een [Basisagenda code] is ingevuld op Bedrijfsniveau, onder Bedrijfsgegevens (Als je bedrijf gesloten is kunnen er geen zendingen verzonden worden);

  3. Controleer of er voor de Locatie een [Basisagenda code] is ingevuld (Als je locatie gesloten is kunnen er geen zendingen verzonden worden);

  4. Controleer of er een [Basisagenda code] is ingevuld voor de Klant (Als de ontvangende Klant gesloten is, kan deze de zending niet ontvangen)

Note

Let op:

  • De eerste [Basisagenda] die aangetroffen wordt volgens bovenstaande volgorde, wordt toegepast;

  • Als er geen enkele [Basisagenda] aangetroffen wordt, wordt de (Verwachtte) Leverdatum van de Verkooporderregel niet betrouwbaar berekend;

  • Aangeraden wordt om altijd tenminste een [Basisagenda] in te voeren op de pagina “Bedrijfsgegevens”

Configuratie

Configureer met behulp van de [Wholesale365 setup] pagina

image-20240426-135600.pngImage Added
Wanneer de Geplande ontvangstdatum op de inkooporderregel wordt gewijzigd. worden via de gekoppelde Reserveringsposten de gekoppelde regels bijgewerkt. Bijvoorbeeld Verkooporderregels
image-20240426-150752.pngImage Added
Het is mogelijk om afwijkende Basisagendacode’s in te voeren voor bepaalde Expediteurservices. Bijvoorbeeld voor Speciaal transport, wat niet dagelijks plaatsvindt.