Page Comparison

Deze pagina beschrijft alle functionaliteiten van Signing365 Info Doorloop eerst de stap-voor-stap setup voor het configureren van Signing365. Gebruik de Signing365 Setup pagina om je te begeleiden door het setup proces.

Met Signing365 kun je vanuit Business Central (“BC”) documenten digitaal laten ondertekenen door je klanten en leveranciers. Na ondertekening worden deze documenten automatisch en veilig gearchiveerd binnen BC en zijn altijd oproepbaar vanuit BC.

Functionaliteiten overzicht

Op de volgende plaatsen in BC vind je de functionaliteit van Signing365:

1. Signing Wizard:

   1. Contactkaart

   2. Klantkaart

   3. Leverancierkaart

   4. Projectkaart

2. Signing Wizard (o.b.v. eerder gekoppelde bijlagen)

   1. Contactkaart

   2. Klantkaart

   3. Leverancierkaart

   4. Projectkaart

3. Signing Wizard (batch)

   1. Contact lijst

4. Transactie overzichtTaakwachtrijpost (automatisch bijwerken Transacties)

Hieronder worden de belangrijkste functionaliteiten en processen omschreven.

1. Aanmaken van een transactie met behulp van de Signing Wizard

Transacties kunnen aangemaakt worden door middel van een Wizard. De Wizard leidt je stapsgewijs door het proces om een Transactie aan te maken en aan te bieden aan de ontvangers via Signhost.

1. Open een Contactkaart en kies voor “Signing”, “Signing wizard” om een nieuwe transactie te starten

Start Signing wizard

2. Selecteer een Signing Account.

   1. Dit Signing Account wordt gebruikt als afzender voor de transactie. Daarnaast zal Signhost updates over de status van de transactie naar het gekoppelde e-mailadres sturen.

3. Selecteer een Transactietype (optioneel - indien ingericht).

   1. Transactietypes helpen een Transactie te herkennen en groeperen.

4. Verificatie: Selecteer tenminste één Verificatietype en maximaal drie

   1. Houd er rekening mee dat de geselecteerde opties ook in het account bij Signhost geconfigureerd zijn.

5. Kies voor “Volgende”

Aanmaken van een nieuwe Signing transactie.

6. Kies de Geldigheidsduur van deze transactie. Daarna verloopt de transactie.

   1. Halverwege de Geldigheidsduur verstuurd Signhost een e-mail herinnering aan de ontvangers die de transactie nog niet ondertekend of afgewezen hebben.

7. Volgorde: standaard wordt een transactie op volgorde aangeboden aan ontvangers.

   1. Schakel deze optie uit wanneer alle Contacten de transactie tegelijk aangeboden moeten krijgen

   2. in plaats van op volgorde zoals vastgelegd in de kolom “Signing wachtrij positie”

8. Voeg eventueel extra Signing contacten toe. En definieer de volgorde waarin ondertekend dient te worden met behulp van de kolom “Signing wachtrij positie”

9. Klik op “Contacten valideren”.

   1. Deze functie valideert de volgordelijkheid van de aangemaakte wachtrij posities én de e-mail adressen die ingegeven zijn

10. Kies voor “Volgende”

Eigenschappen en ontvangers van de Signing transactie.

11. Upload de documenten die ondertekend dienen te worden.

    1. Tenminste 1 document, maximaal 10 documenten.

    2. Alleen documenten met de extensie “.pdf” worden ondersteund

12. Kies voor “Volgende”

13. Je bent klaar met het voorbereiden van deze Transactie. Klik op “Start Transactie” om de Transactie te starten en aan te bieden aan te ontvangers

2. Proces van een transactie

De status van de transactie is te volgen in het fasttab “Transacties” op Contactkaart, Klantkaart, Leverancierkaart of Projectkaart.

Fasttab “Transacties” toont alle Transacties voor het geselecteerde record. Hier kunnen de volgende acties worden uitgevoerd:

1. Transactie starten:

   1. Gebruik deze functie om een eerder afgebroken transactie (aangemaakt door middel van de Wizard) handmatig te starten en aan te bieden via Signhost.

2. Transactiestatus ophalen:

   1. Hiermee wordt de Transactiestatus bij Signhost gecontroleerd voor de geselecteerde transactie;

   2. Transacties worden periodiek automatisch bijgewerkt door middel van taakwachtrijpost 11295466 BBS_TransactionUpdateSchedule.

3. Bestand downloaden uit BC:

   1. Hiermee kunnen de aangeboden documenten gedownload worden uit BC. Vóór voltooing van de Transactie betreft dit het originele document (zonder handtekeningen). Ná voltooing van de Transactie wordt het document vervangen door een versie voorzien van handtekeningen.

4. Transactie bon downloaden uit BC:

   1. Hiermee wordt de Signhost Transactie bon gedownload uit BC. Deze Transactie bon is beschikbaar ná voltooing van de Transactie. De Transactie bon kan gebruikt worden voor audit doeleinden.

Image Added
Fasttab Transacties

5. Ontvangers ontvangen een e-mail van Signhost zodra er een Transactie wordt aangeboden.

   1. De huisstijl van deze e-mail is te configureren via https://portal.signhost.com/

Image Added
E-mail voor ontvangers van Transacties

6. Vervolgens kunnen ontvangers het document beoordelen en ondertekenen via Signhost

Image Added
Ondertekening d.m.v. methode “Scribble”

7. Na ondertekening wordt de ontvanger doorgestuurd naar de “Bedankt” URL (pagina) zoals ingesteld in Signing365 Setup

8. Nadat alle ondertekenaar(s) de Transactie succesvol ondertekend hebben, wordt er vanuit Signhost een e-mail verzonden naar de ondertekenaar(s) met daarin een kopie van het ondertekende document

Image Added
E-mail voor ondertekenaars na succesvol ondertekenen van het aangeboden document.

9. Het ondertekende document en de bijbehorende Transactie bon worden opgeslagen en gearchiveerd in BC. Deze zijn ten alle tijde te downloaden vanuit BC.

Image Added
Ondertekende bestand(en) en bijbehorende Transactie bon worden gearchiveerd in BC

3. Bewaken van (Open) transacties

Transacties kunnen bewaakt worden op de BC pagina “Transacties”. Hier worden alle transacties getoond.

1. Zoek in BC naar de pagina “Transacties” om de overzichtspagina met Transacties te openen

Overzichtspagina met Transacties

Op deze pagina zijn een aantal acties uit te voeren waarmee Transacties beheerd kunnen worden:

1. Bestand toevoegen:

   1. Gebruik deze actie alleen wanneer de transactie nog niet eerder verstuurd is. Er kunnen géén bestanden toegevoegd worden aan transacties die reeds aangeboden zijn aan ontvangers.

2. Transactie starten:

   1. Gebruik deze functie om een eerder afgebroken transactie (aangemaakt door middel van de Wizard) handmatig te starten en aan te bieden via Signhost.

3. Transactiestatus ophalen:

   1. Hiermee wordt de Transactiestatus bij Signhost gecontroleerd voor de geselecteerde transactie.

4. Bestand ophalen bij Signhost:

   1. Hiermee wordt het ondertekende bestand opgehaald bij Signhost voor de geselecteerde transactie.

5. Ontvangstbewijs (Transactie bon) ophalen bij Signhost:

   1. Hiermee wordt de Transactie bon opgehaald bij Signhost voor de geselecteerde transactie.

6. Bestand downloaden uit BC:

   1. Hiermee kunnen de aangeboden documenten gedownload worden uit BC. Vóór voltooing van de Transactie betreft dit het originele document (zonder handtekeningen). Ná voltooing van de Transactie wordt het document vervangen door een versie voorzien van handtekeningen.

7. Transactie bon downloaden uit BC:

   1. Hiermee wordt de Signhost Transactie bon gedownload uit BC. Deze Transactie bon is beschikbaar ná voltooing van de Transactie. De Transactie bon kan gebruikt worden voor audit doeleinden.

8. Transactie verwijderen:

   1. Gebruik deze actie met voorzichtigheid. De Transactie én bijbehorende (ondertekende) documenten worden direct verwijderd uit BC. Deze actie kan niet ongedaan gemaakt worden.

4. Varianten van Signing Wizard

Naast de reguliere Signing Wizard (op Contactkaart, Klantkaart, Leverancierkaart en Projectkaart) zijn er nog een aantal varianten op de Signing Wizard die het gebruik vereenvoudigen en die meer functionaliteit toevoegen.

Signing Wizard (o.b.v. eerder gekoppelde bijlagen)

Je vindt deze versie van de Wizard op Contactkaart, Klantkaart, Leverancierkaart en Projectkaart. Met deze Wizard kunnen bijlagen gekoppeld worden aan de kaart, en daarna gebruikt worden in de Wizard. Zodat het niet nodig is de bijlagen te koppelen tijdens het uitvoeren van de Wizard.

1. Open (bijvoorbeeld) een Klantkaart

2. Upload bijlagen naar het “Bijlagen” feitenblok, bijvoorbeeld d.m.v. Drag-n-Drop vanuit Windows Verkenner of Microsoft Outlook

Image Added
Bijlagen koppelen door middel van drag-n-drop

3. Start “Signing wizard (o.b.v. bestaande bijlagen”

Image Added
Signing wizard (o.b.v. bestaande bijlagen”

4. Op de pagina in de Signing Wizard worden de bestaande bijlagen getoond

   1. Selecteer de te ondertekenen documenten

   2. Met behulp van “ctrl + klikken” kunnen meerdere documenten geselecteerd worden. Er kunnen maximaal 10 documenten per transactie aangeboden worden.

Image Added
Selecteren van bestaande bijlagen ter ondertekening. Multiselect d.m.v. “ctrl + klikken”

Signing Wizard (batch)

Je vindt deze versie van de Wizard op de lijst met Contacten.

Met deze Wizard kan eenvoudig een transactie “in bulk” worden aangemaakt. Voor een geselecteerde lijst met contacten. Bijvoorbeeld wanneer een document door een set met Contacten ondertekend dient te worden. Denk aan Algemene Voorwaarden, Huishoudelijk reglement, enz.

1. Open de lijst met Contacten in BC

2. Selecteer één of meerdere Contacten

3. Kies voor “Signing”, “Signing wizard (Batch)

Image Added
Selecteren van meerdere contacten en aanmaken van individuele transacties voor dezelfde te ondertekenen document)en)

4. De geselecteerde Contacten worden gebruikt als ontvangers van de Batch Transactie. Er wordt een transactie aangemaakt per ontvanger. Dezelfde document(en) worden aangeboden aan elk van de ontvangers.

Image Added
De geselecteerde Contacten worden gebruikt als ontvangers van de Batch Transactie

Signing Wizard (Project Contacten)

Je vindt deze versie van de Wizard op de Projectkaart. Met deze Wizard kun je een vaste set met ontvangers van documenten per Project vastleggen. Vervolgens worden deze ontvangers geselecteerd voor alle transacties die aangemaakt worden voor dat project. Dit is handig wanneer frequent Projectmatig documenten ondertekend (en daarmee geaccordeerd) dienen te worden.

1. Open een Projectkaart in BC

2. in Fasttab “Project Contacten” kunnen de Project Contacten vastgelegd worden

Image Added
Fasttab Project Contacten (onderdeel van Signing365)

3. De geselecteerde Contacten worden gebruikt als ontvangers van de Transactie. Er wordt één transactie aangemaakt die ondertekend dient te worden door alle geselecteerde Contacten.

4. Er wordt een Transactie aangemaakt op de Projectkaart

   1. Deze heeft als aantal ontvangers, het aantal geselecteerde Contacten

Image Added
Transacties op de Projectkaart