English | |||||||||||
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
With Signing365 you can have documents digitally signed by your customers and suppliers from Business Central (“BC”). After signing, these documents are automatically and securely archived within BC and can always be retrieved from BC. Feature overviewYou will find Signing365 functionality in the following places in BC:
The most important functionalities and processes are described below. 1. . Creating a transaction using the Signing WizardTransactions can be created using a Wizard. The Wizard guides you step-by-step through the process of creating a Transaction and offering it to the recipients via Signhost.
Info |
| ||||||||||
pricing (heading “Verification methods”) |
Choose “Next”
Creating a new Signing transaction. |
Choose the Validity Period of this transaction. The transaction expires after the Validity Period.
Halfway through the Validity Period, Signhost sends an email reminder to recipients who have not yet signed or rejected the transaction.
Sequence: By default, a transaction is offered to recipients in sequence.
Disable this option if all Contacts should be offered the transaction at the same time
instead of in order as recorded in the column “Signing queue position”
Add additional Signing contacts if necessary. And define the order in which signing should take place using the column “Signing queue position”
There is a limit of 10 recipients per transaction.
Click on “Validate Contacts”.
This function validates the order of the queue positions created and the email addresses entered
Choose “Next”
Kies de Geldigheidsduur van deze transactie. Daarna verloopt de transactie.
Halverwege de Geldigheidsduur verstuurd Signhost een e-mail herinnering aan de ontvangers die de transactie nog niet ondertekend of afgewezen hebben.
Volgorde: standaard wordt een transactie op volgorde aangeboden aan ontvangers.
Schakel deze optie uit wanneer alle Contacten de transactie tegelijk aangeboden moeten krijgen
in plaats van op volgorde zoals vastgelegd in de kolom “Signing wachtrij positie”
Voeg eventueel extra Signing contacten toe. En definieer de volgorde waarin ondertekend dient te worden met behulp van de kolom “Signing wachtrij positie”
Info |
---|
Per transactie geldt een limiet van 10 ontvangers. |
Klik op “Contacten valideren”.
Deze functie valideert de volgordelijkheid van de aangemaakte wachtrij posities én de e-mail adressen die ingegeven zijn
Kies voor “Volgende”
Eigenschappen en ontvangers van de Signing transactie. |
Upload de documenten die ondertekend dienen te worden.
Tenminste 1 document, maximaal 10 documenten.
Alleen documenten met de extensie “.pdf” worden ondersteund
Kies voor “Volgende”
Je bent klaar met het voorbereiden van deze Transactie. Klik op “Start Transactie” om de Transactie te starten en aan te bieden aan te ontvangers
2. Proces van een transactie
De status van de transactie is te volgen in het fasttab “Transacties” op Contactkaart, Klantkaart, Leverancierkaart of Projectkaart.
Fasttab “Transacties” toont alle Transacties voor het geselecteerde record. Hier kunnen de volgende acties worden uitgevoerd:
Transactie starten:
Gebruik deze functie om een eerder afgebroken transactie (aangemaakt door middel van de Wizard) handmatig te starten en aan te bieden via Signhost.
Transactiestatus ophalen:
Hiermee wordt de Transactiestatus bij Signhost gecontroleerd voor de geselecteerde transactie;
Transacties worden periodiek automatisch bijgewerkt door middel van taakwachtrijpost 11295466 BBS_TransactionUpdateSchedule.
Bestand downloaden uit BC:
Hiermee kunnen de aangeboden documenten gedownload worden uit BC. Vóór voltooing van de Transactie betreft dit het originele document (zonder handtekeningen). Ná voltooing van de Transactie wordt het document vervangen door een versie voorzien van handtekeningen.
Transactie bon downloaden uit BC:
Hiermee wordt de Signhost Transactie bon gedownload uit BC. Deze Transactie bon is beschikbaar ná voltooing van de Transactie. De Transactie bon kan gebruikt worden voor audit doeleinden.
Fasttab Transacties |
Ontvangers ontvangen een e-mail van Signhost zodra er een Transactie wordt aangeboden.
De huisstijl van deze e-mail is te configureren via https://portal.signhost.com/
E-mail voor ontvangers van Transacties |
Vervolgens kunnen ontvangers het document beoordelen en ondertekenen via Signhost
Ondertekening d.m.v. methode “Scribble” |
Na ondertekening wordt de ontvanger doorgestuurd naar de “Bedankt” URL (pagina) zoals ingesteld in Signing365 Setup
Nadat alle ondertekenaar(s) de Transactie succesvol ondertekend hebben, wordt er vanuit Signhost een e-mail verzonden naar de ondertekenaar(s) met daarin een kopie van het ondertekende document
E-mail voor ondertekenaars na succesvol ondertekenen van het aangeboden document. |
Het ondertekende document en de bijbehorende Transactie bon worden opgeslagen en gearchiveerd in BC. Deze zijn ten alle tijde te downloaden vanuit BC.
Ondertekende bestand(en) en bijbehorende Transactie bon worden gearchiveerd in BC |
3. Bewaken van (Open) transacties
Transacties kunnen bewaakt worden op de BC pagina “Transacties”. Hier worden alle transacties getoond.
Zoek in BC naar de pagina “Transacties” om de overzichtspagina met Transacties te openen
Overzichtspagina met Transacties |
Op deze pagina zijn een aantal acties uit te voeren waarmee Transacties beheerd kunnen worden:
Bestand toevoegen:
Gebruik deze actie alleen wanneer de transactie nog niet eerder verstuurd is. Er kunnen géén bestanden toegevoegd worden aan transacties die reeds aangeboden zijn aan ontvangers.
Transactie starten:
Gebruik deze functie om een eerder afgebroken transactie (aangemaakt door middel van de Wizard) handmatig te starten en aan te bieden via Signhost.
Transactiestatus ophalen:
Hiermee wordt de Transactiestatus bij Signhost gecontroleerd voor de geselecteerde transactie.
Bestand ophalen bij Signhost:
Hiermee wordt het ondertekende bestand opgehaald bij Signhost voor de geselecteerde transactie.
Ontvangstbewijs (Transactie bon) ophalen bij Signhost:
Hiermee wordt de Transactie bon opgehaald bij Signhost voor de geselecteerde transactie.
Bestand downloaden uit BC:
Hiermee kunnen de aangeboden documenten gedownload worden uit BC. Vóór voltooing van de Transactie betreft dit het originele document (zonder handtekeningen). Ná voltooing van de Transactie wordt het document vervangen door een versie voorzien van handtekeningen.
Transactie bon downloaden uit BC:
Hiermee wordt de Signhost Transactie bon gedownload uit BC. Deze Transactie bon is beschikbaar ná voltooing van de Transactie. De Transactie bon kan gebruikt worden voor audit doeleinden.
Transactie verwijderen:
Gebruik deze actie met voorzichtigheid. De Transactie én bijbehorende (ondertekende) documenten worden direct verwijderd uit BC. Deze actie kan niet ongedaan gemaakt worden.
Info |
---|
Transacties worden periodiek automatisch bijgewerkt door middel van taakwachtrijpost 11295466 BBS_TransactionUpdateSchedule. Zorg er voor dat deze taakwachtrijpost periodiek uitgevoerd wordt. |
4. Varianten van Signing Wizard
Naast de reguliere Signing Wizard (op Contactkaart, Klantkaart, Leverancierkaart en Projectkaart) zijn er nog een aantal varianten op de Signing Wizard die het gebruik vereenvoudigen en die meer functionaliteit toevoegen.
Signing Wizard (o.b.v. eerder gekoppelde bijlagen)
Je vindt deze versie van de Wizard op Contactkaart, Klantkaart, Leverancierkaart en Projectkaart. Met deze Wizard kunnen bijlagen gekoppeld worden aan de kaart, en daarna gebruikt worden in de Wizard. Zodat het niet nodig is de bijlagen te koppelen tijdens het uitvoeren van de Wizard.
Open (bijvoorbeeld) een Klantkaart
Upload bijlagen naar het “Bijlagen” feitenblok, bijvoorbeeld d.m.v. Drag-n-Drop vanuit Windows Verkenner of Microsoft Outlook
Bijlagen koppelen door middel van drag-n-drop |
Start “Signing wizard (o.b.v. bestaande bijlagen”
Signing wizard (o.b.v. bestaande bijlagen” |
Op de pagina in de Signing Wizard worden de bestaande bijlagen getoond
Selecteer de te ondertekenen documenten
Met behulp van “ctrl + klikken” kunnen meerdere documenten geselecteerd worden. Er kunnen maximaal 10 documenten per transactie aangeboden worden.
Selecteren van bestaande bijlagen ter ondertekening. Multiselect d.m.v. “ctrl + klikken” |
Signing Wizard (batch)
Je vindt deze versie van de Wizard op de lijst met Contacten.
Met deze Wizard kan eenvoudig een transactie “in bulk” worden aangemaakt. Voor een geselecteerde lijst met contacten. Bijvoorbeeld wanneer een document door een set met Contacten ondertekend dient te worden. Denk aan Algemene Voorwaarden, Huishoudelijk reglement, enz.
Open de lijst met Contacten in BC
Selecteer één of meerdere Contacten
Kies voor “Signing”, “Signing wizard (Batch)
Info |
---|
Er is geen limiet aan het aantal Contacten wat geselecteerd wordt. Daarnaast is er ook geen volgorde van toepassing. Er wordt per contact een Transactie aangemaakt en aangeboden via Signhost. Vanwege performance raden we aan om Signing wizard (batch) niet voor meer dan 150 contacten tegelijktijdig te gebruiken. |
Selecteren van meerdere contacten en aanmaken van individuele transacties voor dezelfde te ondertekenen document)en) |
De geselecteerde Contacten worden gebruikt als ontvangers van de Batch Transactie. Er wordt een transactie aangemaakt per ontvanger. Dezelfde document(en) worden aangeboden aan elk van de ontvangers.
De geselecteerde Contacten worden gebruikt als ontvangers van de Batch Transactie |
Signing Wizard (Project Contacten)
Je vindt deze versie van de Wizard op de Projectkaart. Met deze Wizard kun je een vaste set met ontvangers van documenten per Project vastleggen. Vervolgens worden deze ontvangers geselecteerd voor alle transacties die aangemaakt worden voor dat project. Dit is handig wanneer frequent Projectmatig documenten ondertekend (en daarmee geaccordeerd) dienen te worden.
Open een Projectkaart in BC
in Fasttab “Project Contacten” kunnen de Project Contacten vastgelegd worden
Fasttab Project Contacten (onderdeel van Signing365) |
De geselecteerde Contacten worden gebruikt als ontvangers van de Transactie. Er wordt één transactie aangemaakt die ondertekend dient te worden door alle geselecteerde Contacten.
Info |
---|
Per transactie geldt een limiet van 10 ontvangers. |
De geselecteerde Contacten worden gebruikt als ontvangers van de Transactie |
Er wordt een Transactie aangemaakt op de Projectkaart
Deze heeft als aantal ontvangers, het aantal geselecteerde Contacten
Transacties op de Projectkaart |
Dutch | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Met Signing365 kun je vanuit Business Central (“BC”) documenten digitaal laten ondertekenen door je klanten en leveranciers. Na ondertekening worden deze documenten automatisch en veilig gearchiveerd binnen BC en zijn altijd oproepbaar vanuit BC. Functionaliteiten overzichtOp de volgende plaatsen in BC vind je de functionaliteit van Signing365:
Hieronder worden de belangrijkste functionaliteiten en processen omschreven. 1. Aanmaken van een transactie met behulp van de Signing WizardTransacties kunnen aangemaakt worden door middel van een Wizard. De Wizard leidt je stapsgewijs door het proces om een Transactie aan te maken en aan te bieden aan de ontvangers via Signhost.
2. Proces van een transactieDe status van de transactie is te volgen in het fasttab “Transacties” op Contactkaart, Klantkaart, Leverancierkaart of Projectkaart. Fasttab “Transacties” toont alle Transacties voor het geselecteerde record. Hier kunnen de volgende acties worden uitgevoerd:
3. Bewaken van (Open) transactiesTransacties kunnen bewaakt worden op de BC pagina “Transacties”. Hier worden alle transacties getoond.
Op deze pagina zijn een aantal acties uit te voeren waarmee Transacties beheerd kunnen worden:
4. Varianten van Signing WizardNaast de reguliere Signing Wizard (op Contactkaart, Klantkaart, Leverancierkaart en Projectkaart) zijn er nog een aantal varianten op de Signing Wizard die het gebruik vereenvoudigen en die meer functionaliteit toevoegen. Signing Wizard (o.b.v. eerder gekoppelde bijlagen)Je vindt deze versie van de Wizard op Contactkaart, Klantkaart, Leverancierkaart en Projectkaart. Met deze Wizard kunnen bijlagen gekoppeld worden aan de kaart, en daarna gebruikt worden in de Wizard. Zodat het niet nodig is de bijlagen te koppelen tijdens het uitvoeren van de Wizard.
Signing Wizard (batch)Je vindt deze versie van de Wizard op de lijst met Contacten. Met deze Wizard kan eenvoudig een transactie “in bulk” worden aangemaakt. Voor een geselecteerde lijst met contacten. Bijvoorbeeld wanneer een document door een set met Contacten ondertekend dient te worden. Denk aan Algemene Voorwaarden, Huishoudelijk reglement, enz.
Signing Wizard (Project Contacten)Je vindt deze versie van de Wizard op de Projectkaart. Met deze Wizard kun je een vaste set met ontvangers van documenten per Project vastleggen. Vervolgens worden deze ontvangers geselecteerd voor alle transacties die aangemaakt worden voor dat project. Dit is handig wanneer frequent Projectmatig documenten ondertekend (en daarmee geaccordeerd) dienen te worden.
|