Versions Compared

Old Version 3

changes.mady.by.user Ritchie Piessens

Saved on

compared with

New Version Current

changes.mady.by.user Ritchie Piessens

Saved on

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.
English

This page describes all functionalities for the Signing365 App

Info

If you haven’t configured Signing365 yet, please do this first before using the app. Use the Signing365 Setup page to guide you through the setup

SGN200x200.png

With Signing365 you can have documents digitally signed by your customers and suppliers from Business Central (“BC”). After signing, these documents are automatically and securely archived within BC and can always be retrieved from BC.

Feature overview

You will find Signing365 functionality in the following places in BC:

  1. Signing Wizard:

    1. Contact card

    2. Customer card

    3. Vendor card

    4. Project card

  2. Signing Wizard (based on previously linked attachments)

    1. Contact card

    2. Customer card

    3. Vendor card

    4. Project card

  3. Signing Wizard (batch)

    1. Contact list

  4. Transaction overview

The most important functionalities and processes are described below.

1. . Creating a transaction using the Signing Wizard

Transactions can be created using a Wizard. The Wizard guides you step-by-step through the process of creating a Transaction and offering it to the recipients via Signhost.

Info

The documentation below describes the Wizard from the Contact Card in BC. The same Wizard can be found on the Customer Card, Vendor Card and Project Card.

  1. Open a Contact Card and choose “Signing”, “Signing wizard” to start a new transaction

image-20240612-114940.pngImage Added
Start Signing wizard

  1. Select a Signing Account.

    1. This Signing Account is used as the sender for the transaction. In addition, Signhost will send updates on the status of the transaction to the associated email address.

  2. Select a Transaction Type (optional - if configured).

    1. Transaction types help recognize and group Transactions.

  3. Verification: Select at least one Authentication Type and a maximum of three

    1. Please note that the selected options are also configured in the Signhost account.

Info

Not all Signhost subscription provide support all possible Verification types. An overview of the supported Verification types per subscription can be found at https://www.signhost.com/pricing (heading “Verification methods”)

  1. Choose “Next”

image-20240612-115301.pngImage Added

Creating a new Signing transaction.

  1. Choose the Validity Period of this transaction. The transaction expires after the Validity Period.

    1. Halfway through the Validity Period, Signhost sends an email reminder to recipients who have not yet signed or rejected the transaction.

  2. Sequential : By default, a transaction is offered to recipients in sequence.

    1. Disable this option if all Contacts should be offered the transaction at the same time instead of in order as recorded in the column “Signing queue position”

  3. Add additional Signing contacts if necessary. And define the order in which signing should take place using the column “Signing queue position”

Info

There is a limit of 10 recipients per transaction.

  1. Click on “Validate Contacts”.

    1. This function validates the order of the queue positions created and the email addresses entered

  2. Choose “Next”

image-20240612-162337.pngImage Added
Properties and recipients of the Signing transaction.

  1. Upload the documents that need to be signed.

    1. At least 1 document, maximum 10 documents.

    2. Only documents with the extension “.pdf” are supported

  2. Choose “Next”

  3. You have finished preparing this Transaction. Click on “Start Transaction” to start the Transaction and send it to recipients

2. Process of a transaction

The status of the transaction can be followed in the “Transactions” fasttab on Contact Card, Customer Card, Supplier Card or Project Card.

Fasttab “Transactions” shows all Transactions for the selected record. The following actions can be performed here:

  1. Start transaction:

    1. Use this function to manually start a previously aborted transaction (created through the Wizard) and submit it via Signhost.

  2. Get transaction status:

    1. This checks the Transaction Status with Signhost for the selected transaction;

      1. Transactions are automatically updated periodically using job queue entry 11295466 BBS_TransactionUpdateSchedule.

  3. Download document from BC:

    1. This allows the documents offered to be downloaded from BC. Before completion of the Transaction, this concerns the original document (without signatures). After completion of the Transaction, the document will be replaced by a version with signatures.

  4. Download transaction receipt from BC:

    1. This will download the Signhost Transaction receipt from BC. This Transaction receipt is available after completion of the Transaction. The Transaction receipt can be used for audit purposes.

image-20240612-162643.pngImage Added
Fasttab Transactions

  1. Recipients will receive an email from Signhost as soon as a Transaction is submitted.

    1. The corporate identity of this email can be configured via https://portal.signhost.com/

image-20240612-091135.pngImage Added
E-mail for recipients of a Transaction

  1. Recipients can then review and sign the document via Signhost

image-20240612-091924.pngImage Added
Ondertekening d.m.v. methode “Scribble”

  1. After signing, the recipient will be redirected to the “Thank You” URL (page) as set in Signing365 Setup

  2. After all signatory(s) have successfully signed the Transaction, an email will be sent from Signhost to the signatory(s) containing a copy of the signed document

image-20240612-092426.pngImage Added
Email for signers after successfully signing the presented document.

  1. The signed document and the associated Transaction receipt are stored and archived in BC. These can be downloaded from BC at any time.

image-20240612-093200.pngImage Added
Signed file(s) and associated Transaction receipt are archived in BC

3. Monitoring (Open) transactions

Transactions can be monitored on the BC “Transactions” page. All transactions are shown here.

  1. In BC, search for the “Transactions” page to open the Transactions overview page

image-20240612-162945.pngImage Added
Overview page with Transactions

Op deze pagina zijn een aantal acties uit te voeren waarmee Transacties beheerd kunnen worden:

A number of actions can be performed on this page to manage transactions:

  1. Add File:

    1. Only use this action if the transaction has not been sent before. No files can be added to transactions that have already been offered to recipients.

  2. Start transaction:

    1. Use this function to manually start a previously aborted transaction (created through the Wizard) and submit it via Signhost.

  3. Get transaction status:

    1. This checks the Transaction Status with Signhost for the selected transaction.

  4. Get file from Signing Provider:

    1. This will retrieve the signed file from Signhost for the selected transaction.

  5. Collect receipt (Transaction receipt) from Signing Provider:

    1. This will retrieve the Transaction receipt from Signhost for the selected transaction.

  6. Download document from BC:

    1. This allows the documents offered to be downloaded from BC. Before completion of the Transaction, this concerns the original document (without signatures). After completion of the Transaction, the document will be replaced by a version with signatures.

  7. Download Receipt from BC:

    1. This will download the Signhost Transaction receipt from BC. This Transaction receipt is available after completion of the Transaction. The Transaction receipt can be used for audit purposes.

  8. Delete Transaction:

    1. Use this action with caution. The Transaction and associated (signed) documents are immediately removed from BC. This action cannot be undone.

Info

Transactions are automatically updated periodically using job queue entry 11295466 BBS_TransactionUpdateSchedule.

Make sure that this job queue entry runs periodically

4. Variants of Signing Wizard

In addition to the regular Signing Wizard (on Contact Card, Customer Card, Supplier Card and Project Card), there are a number of variants of the Signing Wizard that simplify use and add more functionality.

Signing Wizard (based on previously linked attachments)

You can find this version of the Wizard on Contact Card, Customer Card, Supplier Card and Project Card. With this Wizard, attachments can be linked to the card and then used in the Wizard. So that there is no need to link the attachments while running the Wizard.

  1. Open (for example) a Customer Card

  2. Upload attachments to the “Attachments” fact box, for example using Drag-n-Drop from Windows Explorer or Microsoft Outlook

image-20240612-100731.pngImage Added
Link attachments using drag-n-drop

  1. Start “Signing wizard with Attachments”

image-20240612-163408.pngImage Added
Signing wizard with Attachments

  1. The existing attachments are shown on the page in the Signing Wizard

    1. Select the documents to sign

    2. Multiple documents can be selected using “ctrl + click”. A maximum of 10 documents can be presented per transaction.

image-20240612-101424.pngImage Added
Select existing attachments for signature. Multiselect by means of “ctrl + click”

Signing Wizard (batch)

You will find this version of the Wizard on the Contacts list.

This Wizard makes it easy to create a transaction “in bulk”. For a selected list of contacts. For example, when a document needs to be signed by a set of Contacts. Think of General Terms and Conditions, House Rules, etc.

  1. Open the Contacts list in BC

  2. Select one or more Contacts

  3. Choose “Signing”, “Signing wizard (Batch)

Info

There is no limit to the number of Contacts selected. In addition, there is no order applicable. A Transaction is created per contact and offered via Signhost.

For performance reasons, we recommend not using Signing wizard (batch) for more than 150 contacts at the same time.

image-20240612-101809.pngImage Added
Selecting multiple contacts and creating individual transactions for the same document to be signed)and)

  1. The selected Contacts are used as recipients of the Batch Transaction. A transaction is created per recipient. The same document(s) are presented to each of the recipients.

image-20240612-102723.pngImage Added
The selected Contacts are used as recipients of the Batch Transaction

Signing Wizard (Project Contacts)

You can find this version of the Wizard on the Project Card. With this Wizard you can define a fixed set of recipients of documents per Project. These recipients are then selected for all transactions created for that project. This is useful when project-related documents need to be signed (and therefore approved) frequently.

  1. Open a Project Card in BC

  2. The Project Contacts can be recorded in Fasttab “Project Contacts”.

image-20240612-103249.pngImage Added
Fasttab Project Contacts (part of Signing365)

  1. The selected Contacts are used as recipients of the Transaction. One transaction is created that must be signed by all selected Contacts.

Info

There is a limit of 10 recipients per transaction.

image-20240612-103536.pngImage Added

The selected Contacts are used as recipients of the Transaction

  1. A Transaction is created on the Project Card

    1. This has as the number of recipients, the number of selected Contacts

image-20240612-103957.pngImage Added
Transactions on the Project Card
Dutch

Deze pagina beschrijft alle functionaliteiten van Signing365

Info

Doorloop eerst de stap-voor-stap setup voor het configureren van Signing365. Gebruik de Signing365 Setup pagina om je te begeleiden door het setup proces.

SGN200x200.png

Met Signing365 kun je vanuit Business Central (“BC”) documenten digitaal laten ondertekenen door je klanten en leveranciers. Na ondertekening worden deze documenten automatisch en veilig gearchiveerd binnen BC en zijn altijd oproepbaar vanuit BC.

Feature

Functionaliteiten overzicht

Op de volgende plaatsen in BC kun vind je de functionaliteit van Signing365 gebruiken:

  1. Contactkaart - Signing Wizard:

    1. Contactkaart

    -

    2. Klantkaart

    3. Leverancierkaart

    4. Projectkaart

  2. Signing Wizard (o.b.v. eerder gekoppelde bijlagen)

    1. Contactkaart

    2. Klantkaart

    3. Leverancierkaart

    4. Projectkaart

  3. Signing Wizard (batch)

    1. Contact lijst

  4. Transactie overzicht

Hieronder worden de belangrijkste functionaliteiten en processen omschreven.

1. Aanmaken van een transactie met behulp van de Signing Wizard

Transacties kunnen aangemaakt worden door middel van een Wizard. De Wizard leidt je stapsgewijs door het proces om een Transactie aan te maken en aan te bieden aan de ontvangers via Signhost.

Info

Onderstaande documentatie beschrijft de Wizard vanaf de Contactkaart in BC. Dezelfde Wizard vind je op de Klantkaart, Leverancierkaart en Projectkaart.

  1. Open een Contactkaart en kies voor “Signing”, “Signing wizard” om een nieuwe transactie te starten

image-20240612-065417.pngImage Added
Start Signing wizard

  1. Selecteer een Signing Account.

    1. Dit Signing Account wordt gebruikt als afzender voor de transactie. Daarnaast zal Signhost updates over de status van de transactie naar het gekoppelde e-mailadres sturen.

  2. Selecteer een Transactietype (optioneel - indien ingericht).

    1. Transactietypes helpen een Transactie te herkennen en groeperen.

  3. Verificatie: Selecteer tenminste één Verificatietype en maximaal drie

    1. Houd er rekening mee dat de geselecteerde opties ook in het account bij Signhost geconfigureerd zijn.

Info

Niet alle Signhost pakketten ondersteunen alle mogelijke Verificatietypes. Een overzicht van de ondersteunde Verificatietypes per pakket is terug te vinden op https://www.signhost.com/nl/prijzen (kopje “Verificatie methoden”)

  1. Kies voor “Volgende”

image-20240612-082951.pngImage Added
Aanmaken van een nieuwe Signing transactie.

  1. Kies de Geldigheidsduur van deze transactie. Daarna verloopt de transactie.

    1. Halverwege de Geldigheidsduur verstuurd Signhost een e-mail herinnering aan de ontvangers die de transactie nog niet ondertekend of afgewezen hebben.

  2. Volgorde: standaard wordt een transactie op volgorde aangeboden aan ontvangers.

    1. Schakel deze optie uit wanneer alle Contacten de transactie tegelijk aangeboden moeten krijgen in plaats van op volgorde zoals vastgelegd in de kolom “Signing wachtrij positie”

  3. Voeg eventueel extra Signing contacten toe. En definieer de volgorde waarin ondertekend dient te worden met behulp van de kolom “Signing wachtrij positie”

Info

Per transactie geldt een limiet van 10 ontvangers.

  1. Klik op “Contacten valideren”.

    1. Deze functie valideert de volgordelijkheid van de aangemaakte wachtrij posities én de e-mail adressen die ingegeven zijn

  2. Kies voor “Volgende”

image-20240612-083933.pngImage Added
Eigenschappen en ontvangers van de Signing transactie.

  1. Upload de documenten die ondertekend dienen te worden.

    1. Tenminste 1 document, maximaal 10 documenten.

    2. Alleen documenten met de extensie “.pdf” worden ondersteund

  2. Kies voor “Volgende”

  3. Je bent klaar met het voorbereiden van deze Transactie. Klik op “Start Transactie” om de Transactie te starten en aan te bieden aan te ontvangers

2. Proces van een transactie

De status van de transactie is te volgen in het fasttab “Transacties” op Contactkaart, Klantkaart, Leverancierkaart of Projectkaart.

Fasttab “Transacties” toont alle Transacties voor het geselecteerde record. Hier kunnen de volgende acties worden uitgevoerd:

  1. Transactie starten:

    1. Gebruik deze functie om een eerder afgebroken transactie (aangemaakt door middel van de Wizard) handmatig te starten en aan te bieden via Signhost.

  2. Transactiestatus ophalen:

    1. Hiermee wordt de Transactiestatus bij Signhost gecontroleerd voor de geselecteerde transactie;

    2. Transacties worden periodiek automatisch bijgewerkt door middel van taakwachtrijpost 11295466 BBS_TransactionUpdateSchedule.

  3. Bestand downloaden uit BC:

    1. Hiermee kunnen de aangeboden documenten gedownload worden uit BC. Vóór voltooing van de Transactie betreft dit het originele document (zonder handtekeningen). Ná voltooing van de Transactie wordt het document vervangen door een versie voorzien van handtekeningen.

  4. Transactie bon downloaden uit BC:

    1. Hiermee wordt de Signhost Transactie bon gedownload uit BC. Deze Transactie bon is beschikbaar ná voltooing van de Transactie. De Transactie bon kan gebruikt worden voor audit doeleinden.

image-20240612-090906.pngImage Added
Fasttab Transacties

  1. Ontvangers ontvangen een e-mail van Signhost zodra er een Transactie wordt aangeboden.

    1. De huisstijl van deze e-mail is te configureren via https://portal.signhost.com/

image-20240612-091135.pngImage Added
E-mail voor ontvangers van Transacties

  1. Vervolgens kunnen ontvangers het document beoordelen en ondertekenen via Signhost

image-20240612-091924.pngImage Added
Ondertekening d.m.v. methode “Scribble”

  1. Na ondertekening wordt de ontvanger doorgestuurd naar de “Bedankt” URL (pagina) zoals ingesteld in Signing365 Setup

  2. Nadat alle ondertekenaar(s) de Transactie succesvol ondertekend hebben, wordt er vanuit Signhost een e-mail verzonden naar de ondertekenaar(s) met daarin een kopie van het ondertekende document

image-20240612-092426.pngImage Added
E-mail voor ondertekenaars na succesvol ondertekenen van het aangeboden document.

  1. Het ondertekende document en de bijbehorende Transactie bon worden opgeslagen en gearchiveerd in BC. Deze zijn ten alle tijde te downloaden vanuit BC.

image-20240612-093200.pngImage Added
Ondertekende bestand(en) en bijbehorende Transactie bon worden gearchiveerd in BC

3. Bewaken van (Open) transacties

Transacties kunnen bewaakt worden op de BC pagina “Transacties”. Hier worden alle transacties getoond.

  1. Zoek in BC naar de pagina “Transacties” om de overzichtspagina met Transacties te openen

image-20240612-085726.pngImage Added
Overzichtspagina met Transacties

Op deze pagina zijn een aantal acties uit te voeren waarmee Transacties beheerd kunnen worden:

  1. Bestand toevoegen:

    1. Gebruik deze actie alleen wanneer de transactie nog niet eerder verstuurd is. Er kunnen géén bestanden toegevoegd worden aan transacties die reeds aangeboden zijn aan ontvangers.

  2. Transactie starten:

    1. Gebruik deze functie om een eerder afgebroken transactie (aangemaakt door middel van de Wizard

    (batch)

  3. Klantkaart

  4. Leverancierkaart

  5. Projectkaart

  6. Transactie overzicht

  7. Taakwachtrijpost (automatisch bijwerken Transacties)

    1. ) handmatig te starten en aan te bieden via Signhost.

  8. Transactiestatus ophalen:

    1. Hiermee wordt de Transactiestatus bij Signhost gecontroleerd voor de geselecteerde transactie.

  9. Bestand ophalen bij Signhost:

    1. Hiermee wordt het ondertekende bestand opgehaald bij Signhost voor de geselecteerde transactie.

  10. Ontvangstbewijs (Transactie bon) ophalen bij Signhost:

    1. Hiermee wordt de Transactie bon opgehaald bij Signhost voor de geselecteerde transactie.

  11. Bestand downloaden uit BC:

    1. Hiermee kunnen de aangeboden documenten gedownload worden uit BC. Vóór voltooing van de Transactie betreft dit het originele document (zonder handtekeningen). Ná voltooing van de Transactie wordt het document vervangen door een versie voorzien van handtekeningen.

  12. Transactie bon downloaden uit BC:

    1. Hiermee wordt de Signhost Transactie bon gedownload uit BC. Deze Transactie bon is beschikbaar ná voltooing van de Transactie. De Transactie bon kan gebruikt worden voor audit doeleinden.

  13. Transactie verwijderen:

    1. Gebruik deze actie met voorzichtigheid. De Transactie én bijbehorende (ondertekende) documenten worden direct verwijderd uit BC. Deze actie kan niet ongedaan gemaakt worden.

Info

Transacties worden periodiek automatisch bijgewerkt door middel van taakwachtrijpost 11295466 BBS_TransactionUpdateSchedule.

Zorg er voor dat deze taakwachtrijpost periodiek uitgevoerd wordt.

4. Varianten van Signing Wizard

Naast de reguliere Signing Wizard (op Contactkaart, Klantkaart, Leverancierkaart en Projectkaart) zijn er nog een aantal varianten op de Signing Wizard die het gebruik vereenvoudigen en die meer functionaliteit toevoegen.

Signing Wizard (o.b.v. eerder gekoppelde bijlagen)

Je vindt deze versie van de Wizard op Contactkaart, Klantkaart, Leverancierkaart en Projectkaart. Met deze Wizard kunnen bijlagen gekoppeld worden aan de kaart, en daarna gebruikt worden in de Wizard. Zodat het niet nodig is de bijlagen te koppelen tijdens het uitvoeren van de Wizard.

  1. Open (bijvoorbeeld) een Klantkaart

  2. Upload bijlagen naar het “Bijlagen” feitenblok, bijvoorbeeld d.m.v. Drag-n-Drop vanuit Windows Verkenner of Microsoft Outlook

image-20240612-100731.pngImage Added
Bijlagen koppelen door middel van drag-n-drop

  1. Start “Signing wizard (o.b.v. bestaande bijlagen”

image-20240612-100930.pngImage Added
Signing wizard (o.b.v. bestaande bijlagen”

  1. Op de pagina in de Signing Wizard worden de bestaande bijlagen getoond

    1. Selecteer de te ondertekenen documenten

    2. Met behulp van “ctrl + klikken” kunnen meerdere documenten geselecteerd worden. Er kunnen maximaal 10 documenten per transactie aangeboden worden.

image-20240612-101424.pngImage Added
Selecteren van bestaande bijlagen ter ondertekening. Multiselect d.m.v. “ctrl + klikken”

Signing Wizard (batch)

Je vindt deze versie van de Wizard op de lijst met Contacten.

Met deze Wizard kan eenvoudig een transactie “in bulk” worden aangemaakt. Voor een geselecteerde lijst met contacten. Bijvoorbeeld wanneer een document door een set met Contacten ondertekend dient te worden. Denk aan Algemene Voorwaarden, Huishoudelijk reglement, enz.

  1. Open de lijst met Contacten in BC

  2. Selecteer één of meerdere Contacten

  3. Kies voor “Signing”, “Signing wizard (Batch)

Info

Er is geen limiet aan het aantal Contacten wat geselecteerd wordt. Daarnaast is er ook geen volgorde van toepassing. Er wordt per contact een Transactie aangemaakt en aangeboden via Signhost.

Vanwege performance raden we aan om Signing wizard (batch) niet voor meer dan 150 contacten tegelijktijdig te gebruiken.

image-20240612-101809.pngImage Added
Selecteren van meerdere contacten en aanmaken van individuele transacties voor dezelfde te ondertekenen document)en)

  1. De geselecteerde Contacten worden gebruikt als ontvangers van de Batch Transactie. Er wordt een transactie aangemaakt per ontvanger. Dezelfde document(en) worden aangeboden aan elk van de ontvangers.

image-20240612-102723.pngImage Added
De geselecteerde Contacten worden gebruikt als ontvangers van de Batch Transactie

Signing Wizard (Project Contacten)

Je vindt deze versie van de Wizard op de Projectkaart. Met deze Wizard kun je een vaste set met ontvangers van documenten per Project vastleggen. Vervolgens worden deze ontvangers geselecteerd voor alle transacties die aangemaakt worden voor dat project. Dit is handig wanneer frequent Projectmatig documenten ondertekend (en daarmee geaccordeerd) dienen te worden.

  1. Open een Projectkaart in BC

  2. in Fasttab “Project Contacten” kunnen de Project Contacten vastgelegd worden

image-20240612-103249.pngImage Added
Fasttab Project Contacten (onderdeel van Signing365)

  1. De geselecteerde Contacten worden gebruikt als ontvangers van de Transactie. Er wordt één transactie aangemaakt die ondertekend dient te worden door alle geselecteerde Contacten.

Info

Per transactie geldt een limiet van 10 ontvangers.

image-20240612-103536.pngImage Added

De geselecteerde Contacten worden gebruikt als ontvangers van de Transactie

  1. Er wordt een Transactie aangemaakt op de Projectkaart

    1. Deze heeft als aantal ontvangers, het aantal geselecteerde Contacten

image-20240612-103957.pngImage Added
Transacties op de Projectkaart