English | |||||||||||||||||||||||||||||||||
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
With Signing365 you can have documents digitally signed by your customers and suppliers from Business Central (“BC”). After signing, these documents are automatically and securely archived within BC and can always be retrieved from BC. Feature overviewYou will find Signing365 functionality in the following places in BC:
The most important functionalities and processes are described below. 1. . Creating a transaction using the Signing WizardTransactions can be created using a Wizard. The Wizard guides you step-by-step through the process of creating a Transaction and offering it to the recipients via Signhost.
2. Proces van een transactieDe status van de transactie is te volgen in het fasttab “Transacties” op Contactkaart, Klantkaart, Leverancierkaart of Projectkaart. Fasttab “Transacties” toont alle Transacties voor het geselecteerde record. Hier kunnen de volgende acties worden uitgevoerd:
Ontvangers ontvangen een e-mail van Signhost zodra er een Transactie wordt aangeboden. De huisstijl van deze e-mail is te configureren
2. Process of a transactionThe status of the transaction can be followed in the “Transactions” fasttab on Contact Card, Customer Card, Supplier Card or Project Card. Fasttab “Transactions” shows all Transactions for the selected record. The following actions can be performed here:
3. Bewaken van (Open) transactiesTransacties kunnen bewaakt worden op de BC pagina “Transacties”. Hier worden alle transacties getoond.
| |||||||||||||||||||||||||||||||||
Email for signers after successfully signing the presented document. |
The signed document and the associated Transaction receipt are stored and archived in BC. These can be downloaded from BC at any time.
Signed file(s) and associated Transaction receipt are archived in BC |
3. Monitoring (Open) transactions
Transactions can be monitored on the BC “Transactions” page. All transactions are shown here.
In BC, search for the “Transactions” page to open the Transactions overview page
Overview page with Transactions |
Op deze pagina zijn een aantal acties uit te voeren waarmee Transacties beheerd kunnen worden:
A number of actions can be performed on this page to manage transactions:
Bestand toevoegen:
Gebruik deze actie alleen wanneer de transactie nog niet eerder verstuurd is. Er kunnen géén bestanden toegevoegd worden aan transacties die reeds aangeboden zijn aan ontvangers.
Transactie starten:
Gebruik deze functie om een eerder afgebroken transactie (aangemaakt door middel van de Wizard) handmatig te starten en aan te bieden via Signhost.
Transactiestatus ophalen:
Hiermee wordt de Transactiestatus bij Signhost gecontroleerd voor de geselecteerde transactie.
Bestand ophalen bij Signhost:
Hiermee wordt het ondertekende bestand opgehaald bij Signhost voor de geselecteerde transactie.
Ontvangstbewijs (Transactie bon) ophalen bij Signhost:
Hiermee wordt de Transactie bon opgehaald bij Signhost voor de geselecteerde transactie.
Bestand downloaden uit BC:
Hiermee kunnen de aangeboden documenten gedownload worden uit BC. Vóór voltooing van de Transactie betreft dit het originele document (zonder handtekeningen). Ná voltooing van de Transactie wordt het document vervangen door een versie voorzien van handtekeningen.
Transactie bon downloaden uit BC:
Hiermee wordt de Signhost Transactie bon gedownload uit BC. Deze Transactie bon is beschikbaar ná voltooing van de Transactie. De Transactie bon kan gebruikt worden voor audit doeleinden.
Transactie verwijderen:
Gebruik deze actie met voorzichtigheid. De Transactie én bijbehorende (ondertekende) documenten worden direct verwijderd uit BC. Deze actie kan niet ongedaan gemaakt worden.
Info |
---|
Transacties worden periodiek automatisch bijgewerkt door middel van taakwachtrijpost 11295466 BBS_TransactionUpdateSchedule. Zorg er voor dat deze taakwachtrijpost periodiek uitgevoerd wordt. |
4. Varianten van Signing Wizard
Naast de reguliere Signing Wizard (op Contactkaart, Klantkaart, Leverancierkaart en Projectkaart) zijn er nog een aantal varianten op de Signing Wizard die het gebruik vereenvoudigen en die meer functionaliteit toevoegen.
Signing Wizard (o.b.v. eerder gekoppelde bijlagen)
Je vindt deze versie van de Wizard op Contactkaart, Klantkaart, Leverancierkaart en Projectkaart. Met deze Wizard kunnen bijlagen gekoppeld worden aan de kaart, en daarna gebruikt worden in de Wizard. Zodat het niet nodig is de bijlagen te koppelen tijdens het uitvoeren van de Wizard.
Open (bijvoorbeeld) een Klantkaart
Upload bijlagen naar het “Bijlagen” feitenblok, bijvoorbeeld d.m.v. Drag-n-Drop vanuit Windows Verkenner of Microsoft Outlook
Add File:
Only use this action if the transaction has not been sent before. No files can be added to transactions that have already been offered to recipients.
Start transaction:
Use this function to manually start a previously aborted transaction (created through the Wizard) and submit it via Signhost.
Get transaction status:
This checks the Transaction Status with Signhost for the selected transaction.
Get file from Signing Provider:
This will retrieve the signed file from Signhost for the selected transaction.
Collect receipt (Transaction receipt) from Signing Provider:
This will retrieve the Transaction receipt from Signhost for the selected transaction.
Download document from BC:
This allows the documents offered to be downloaded from BC. Before completion of the Transaction, this concerns the original document (without signatures). After completion of the Transaction, the document will be replaced by a version with signatures.
Download Receipt from BC:
This will download the Signhost Transaction receipt from BC. This Transaction receipt is available after completion of the Transaction. The Transaction receipt can be used for audit purposes.
Delete Transaction:
Use this action with caution. The Transaction and associated (signed) documents are immediately removed from BC. This action cannot be undone.
Info |
---|
Transactions are automatically updated periodically using job queue entry 11295466 BBS_TransactionUpdateSchedule. Make sure that this job queue entry runs periodically |
4. Variants of Signing Wizard
In addition to the regular Signing Wizard (on Contact Card, Customer Card, Supplier Card and Project Card), there are a number of variants of the Signing Wizard that simplify use and add more functionality.
Signing Wizard (based on previously linked attachments)
You can find this version of the Wizard on Contact Card, Customer Card, Supplier Card and Project Card. With this Wizard, attachments can be linked to the card and then used in the Wizard. So that there is no need to link the attachments while running the Wizard.
Open (for example) a Customer Card
Upload attachments to the “Attachments” fact box, for example using Drag-n-Drop from Windows Explorer or Microsoft Outlook
Link attachments using drag-n-drop |
Start “Signing wizard (o.b.v. bestaande bijlagen”
with Attachments”
Selecteren van bestaande bijlagen ter ondertekening. Multiselect d.m.v. “ctrl + klikken”
Signing wizard(o.b.v. bestaande bijlagen” |
Op de pagina in de Signing Wizard worden de bestaande bijlagen getoond
Selecteer de te ondertekenen documenten
Met behulp van “ctrl + klikken” kunnen meerdere documenten geselecteerd worden. Er kunnen maximaal 10 documenten per transactie aangeboden worden.
with Attachments |
The existing attachments are shown on the page in the Signing Wizard
Select the documents to sign
Multiple documents can be selected using “ctrl + click”. A maximum of 10 documents can be presented per transaction.
Select existing attachments for signature. Multiselect by means of “ctrl + click” |
Signing Wizard (batch)
Je vindt deze versie van de Wizard op de lijst met Contacten.
Met deze Wizard kan eenvoudig een transactie “in bulk” worden aangemaakt. Voor een geselecteerde lijst met contacten. Bijvoorbeeld wanneer een document door een set met Contacten ondertekend dient te worden. Denk aan Algemene Voorwaarden, Huishoudelijk reglement, enz.
Open de lijst met Contacten in BC
Selecteer één of meerdere Contacten
You will find this version of the Wizard on the Contacts list.
This Wizard makes it easy to create a transaction “in bulk”. For a selected list of contacts. For example, when a document needs to be signed by a set of Contacts. Think of General Terms and Conditions, House Rules, etc.
Open the Contacts list in BC
Select one or more Contacts
Choose “Signing”, “Signing wizard (Batch)
Info |
---|
Er is geen limiet aan het aantal Contacten wat geselecteerd wordt. Daarnaast is er ook geen volgorde van toepassing. Er wordt per contact een Transactie aangemaakt en aangeboden There is no limit to the number of Contacts selected. In addition, there is no order applicable. A Transaction is created per contact and offered via Signhost. Vanwege For performance raden we aan om reasons, we recommend not using Signing wizard (batch) niet voor meer dan 150 contacten tegelijktijdig te gebruiken. |
Selecteren van meerdere contacten en aanmaken van individuele transacties voor dezelfde te ondertekenen document)en) |
De geselecteerde Contacten worden gebruikt als ontvangers van de Batch Transactie. Er wordt een transactie aangemaakt per ontvanger. Dezelfde document(en) worden aangeboden aan elk van de ontvangers.
De geselecteerde Contacten worden gebruikt als ontvangers van de Batch Transactie |
Signing Wizard (Project Contacten)
Je vindt deze versie van de Wizard op de Projectkaart. Met deze Wizard kun je een vaste set met ontvangers van documenten per Project vastleggen. Vervolgens worden deze ontvangers geselecteerd voor alle transacties die aangemaakt worden voor dat project. Dit is handig wanneer frequent Projectmatig documenten ondertekend (en daarmee geaccordeerd) dienen te worden.
Open een Projectkaart in BC
in Fasttab “Project Contacten” kunnen de Project Contacten vastgelegd worden
Fasttab Project Contacten (onderdeel van Signing365) |
De geselecteerde Contacten worden gebruikt als ontvangers van de Transactie. Er wordt één transactie aangemaakt die ondertekend dient te worden door alle geselecteerde Contacten.
Info |
---|
Per transactie geldt een limiet van 10 ontvangers. |
De geselecteerde Contacten worden gebruikt als ontvangers van de Transactie
Er wordt een Transactie aangemaakt op de Projectkaart
Deze heeft als aantal ontvangers, het aantal geselecteerde Contacten
Transacties op de Projectkaart
for more than 150 contacts at the same time. |
Selecting multiple contacts and creating individual transactions for the same document to be signed)and) |
The selected Contacts are used as recipients of the Batch Transaction. A transaction is created per recipient. The same document(s) are presented to each of the recipients.
The selected Contacts are used as recipients of the Batch Transaction |
Signing Wizard (Project Contacts)
You can find this version of the Wizard on the Project Card. With this Wizard you can define a fixed set of recipients of documents per Project. These recipients are then selected for all transactions created for that project. This is useful when project-related documents need to be signed (and therefore approved) frequently.
Open a Project Card in BC
The Project Contacts can be recorded in Fasttab “Project Contacts”.
Fasttab Project Contacts (part of Signing365) |
The selected Contacts are used as recipients of the Transaction. One transaction is created that must be signed by all selected Contacts.
Info |
---|
There is a limit of 10 recipients per transaction. |
The selected Contacts are used as recipients of the Transaction |
A Transaction is created on the Project Card
This has as the number of recipients, the number of selected Contacts
Transactions on the Project Card |
Dutch | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Met Signing365 kun je vanuit Business Central (“BC”) documenten digitaal laten ondertekenen door je klanten en leveranciers. Na ondertekening worden deze documenten automatisch en veilig gearchiveerd binnen BC en zijn altijd oproepbaar vanuit BC. Functionaliteiten overzichtOp de volgende plaatsen in BC vind je de functionaliteit van Signing365:
Hieronder worden de belangrijkste functionaliteiten en processen omschreven. 1. Aanmaken van een transactie met behulp van de Signing WizardTransacties kunnen aangemaakt worden door middel van een Wizard. De Wizard leidt je stapsgewijs door het proces om een Transactie aan te maken en aan te bieden aan de ontvangers via Signhost.
2. Proces van een transactieDe status van de transactie is te volgen in het fasttab “Transacties” op Contactkaart, Klantkaart, Leverancierkaart of Projectkaart. Fasttab “Transacties” toont alle Transacties voor het geselecteerde record. Hier kunnen de volgende acties worden uitgevoerd:
3. Bewaken van (Open) transactiesTransacties kunnen bewaakt worden op de BC pagina “Transacties”. Hier worden alle transacties getoond.
Op deze pagina zijn een aantal acties uit te voeren waarmee Transacties beheerd kunnen worden:
4. Varianten van Signing WizardNaast de reguliere Signing Wizard (op Contactkaart, Klantkaart, Leverancierkaart en Projectkaart) zijn er nog een aantal varianten op de Signing Wizard die het gebruik vereenvoudigen en die meer functionaliteit toevoegen. Signing Wizard (o.b.v. eerder gekoppelde bijlagen)Je vindt deze versie van de Wizard op Contactkaart, Klantkaart, Leverancierkaart en Projectkaart. Met deze Wizard kunnen bijlagen gekoppeld worden aan de kaart, en daarna gebruikt worden in de Wizard. Zodat het niet nodig is de bijlagen te koppelen tijdens het uitvoeren van de Wizard.
Signing Wizard (batch)Je vindt deze versie van de Wizard op de lijst met Contacten. Met deze Wizard kan eenvoudig een transactie “in bulk” worden aangemaakt. Voor een geselecteerde lijst met contacten. Bijvoorbeeld wanneer een document door een set met Contacten ondertekend dient te worden. Denk aan Algemene Voorwaarden, Huishoudelijk reglement, enz.
Signing Wizard (Project Contacten)Je vindt deze versie van de Wizard op de Projectkaart. Met deze Wizard kun je een vaste set met ontvangers van documenten per Project vastleggen. Vervolgens worden deze ontvangers geselecteerd voor alle transacties die aangemaakt worden voor dat project. Dit is handig wanneer frequent Projectmatig documenten ondertekend (en daarmee geaccordeerd) dienen te worden.
|